1. Quem somos e a quem esta política se aplica
O VitaeBene é um sistema on-line usado por instituições de longa permanência para idosos (ILPIs), casas de repouso e clínicas geriátricas para organizar prontuário, cuidados, medicamentos, equipe e financeiro. Ele é oferecido por dados da empresa a definir, CNPJ dados da empresa a definir, com endereço em dados da empresa a definir ("VitaeBene" ou "nós").
Esta política explica como tratamos dados pessoais no sistema (app.vitaebene.com.br), nas páginas públicas e nos avisos que o sistema envia por e-mail, WhatsApp e notificação do navegador. Ela vale para residentes, familiares e contatos, profissionais que usam o sistema, representantes das instituições clientes e visitantes. As palavras seguem o sentido da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei 13.709/2018, "LGPD").
2. Quem decide sobre cada dado
Dados de residentes, familiares e contatos, e tudo o que a instituição registra no cuidado: a instituição que contrata o VitaeBene é a controladora. É ela quem decide quais dados coletar e para quê. O VitaeBene atua como operador: trata esses dados só para prestar o serviço, conforme o contrato e as instruções da instituição (LGPD, art. 39). Não usamos esses dados para fins próprios, não os vendemos e não os usamos para publicidade.
Dados de cadastro e acesso dos usuários do sistema, dados da instituição para contratação e cobrança do serviço e dados de visitantes das páginas públicas: nesses casos o VitaeBene é o controlador.
3. Quais dados tratamos
Residentes, registrados pela instituição: identificação e documentos, foto, endereço, contatos e responsáveis, dados de admissão e saída e dados financeiros da mensalidade. Também dados pessoais sensíveis de saúde: diagnósticos, alergias, prescrições e administração de medicamentos, sinais vitais, evoluções de enfermagem e de outros profissionais, escalas e avaliações geriátricas, registros de quedas, internações, vacinas, receitas e arquivos anexados.
Familiares e contatos: nome, parentesco, telefone, e-mail e endereço. Quando a instituição liga os avisos por WhatsApp, também o número autorizado e o registro dessa autorização.
Usuários do sistema (profissionais da instituição): nome, login, e-mail, cargo, perfil de acesso, registro em conselho profissional quando houver, senha (guardada só em forma irreversível), dados da verificação em duas etapas e do certificado digital para assinatura (guardados cifrados), registros de assinatura, aceite dos termos de uso com data e endereço IP, preferências e inscrições de notificação e mensagens do chat interno.
Instituições clientes: razão social, CNPJ, endereço, responsáveis, plano e cobranças do serviço.
Registros técnicos e de segurança: endereço IP, data, hora e ação realizada no sistema (trilha de auditoria) e tentativas de acesso.
Visitantes das páginas públicas: dados técnicos da conexão (endereço IP, navegador, página e horário), usados para entregar a página e protegê-la contra abuso. Se você nos escrever ou pedir uma demonstração, também os dados que enviar.
4. Para que usamos os dados e com qual base legal
| Finalidade | Base legal (LGPD) |
|---|---|
| Prestar o serviço à instituição: prontuário, cuidados, medicamentos, escalas, indicadores e financeiro | Definida pela instituição. Em geral: tutela da saúde por profissionais e serviços de saúde (art. 11, II, "f") e cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II, e art. 11, II, "a") |
| Criar e manter contas de usuário, permitir o acesso e a assinatura digital de registros | Execução de contrato (art. 7º, V) |
| Segurança: trilha de auditoria, controle de acesso, prevenção de fraude e de acesso indevido | Cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II), legítimo interesse (art. 7º, IX) e prevenção à fraude e segurança do titular (art. 11, II, "g") |
| Enviar e-mails de convite, redefinição de senha e avisos do sistema, e notificações do navegador | Execução de contrato (art. 7º, V) e legítimo interesse (art. 7º, IX) |
| Avisos à família por WhatsApp, só para números autorizados | Consentimento (art. 7º, I) ou a base definida pela instituição |
| Pedir a numeração de receituário controlado à Anvisa (SNCR), a pedido do prescritor | Cumprimento de obrigação regulatória (art. 7º, II) |
| Contratar e cobrar o serviço e cumprir obrigações fiscais | Execução de contrato (art. 7º, V) e obrigação legal (art. 7º, II) |
| Atender pedidos de titulares e de autoridades e defender direitos em processos | Exercício regular de direitos (art. 7º, VI, e art. 11, II, "d") |
| Entregar e proteger as páginas públicas | Legítimo interesse (art. 7º, IX) |
Não usamos dados para publicidade, não vendemos dados e não tomamos decisões automatizadas sobre pessoas. Hoje o VitaeBene não envia dados a serviços de inteligência artificial. Se esse recurso for ligado, esta política será atualizada antes, e os dados enviados serão pseudonimizados.
5. Com quem compartilhamos
Compartilhamos só o necessário, com fornecedores que nos ajudam a prestar o serviço (suboperadores) e nos casos abaixo:
| Quem | Para quê | Quais dados |
|---|---|---|
| Hospedagem em nuvem (Hostinger) | Servidor onde ficam o sistema, o banco de dados e os arquivos | Todos os dados do sistema, armazenados no servidor |
| Rede de entrega e proteção (Cloudflare) | Endereço do domínio, conexão segura e proteção contra ataques | O tráfego de acesso ao sistema passa pela infraestrutura dela |
| E-mail transacional (Mailgun) | Enviar convites, redefinição de senha e avisos | Nome, e-mail do destinatário e o conteúdo do e-mail |
| WhatsApp Cloud API (Meta) | Avisos à família, quando a instituição liga o canal e o contato autoriza | Telefone e um aviso curto sem dado clínico, com link que exige login |
| Serviço de notificação do navegador (Web Push, operado pelo fabricante do navegador, como Google, Mozilla ou Apple) | Entregar notificações a quem ativou | Mensagem cifrada de ponta a ponta e o endereço técnico da inscrição |
| Anvisa (SNCR) | Numeração de receituário controlado, a pedido do prescritor | Conselho, UF e número de inscrição do prescritor, CNPJ da plataforma, tipo e quantidade de números. Nenhum dado do residente |
| ViaCEP | Preencher o endereço a partir do CEP | Só o CEP digitado |
| Open Food Facts | Preencher a composição nutricional de um alimento industrializado a partir do código de barras da embalagem | Só o código de barras do produto. A consulta parte do nosso servidor, e o endereço IP de quem usa o sistema não é enviado. Nenhum dado de residente ou de usuário |
| Armazenamento de cópias de segurança | Recuperar o serviço em caso de falha | Cópias cifradas antes de sair do servidor; o fornecedor não tem a chave |
Para validar assinaturas digitais, o sistema também consulta listas públicas de certificados revogados da ICP-Brasil, sem enviar dados pessoais. Podemos ainda fornecer dados quando houver obrigação legal ou ordem de autoridade competente. Notificações à vigilância sanitária são preparadas pelo sistema e enviadas por uma pessoa da instituição.
6. Transferência internacional
Alguns fornecedores da seção 5 (Cloudflare, Mailgun, Meta e os serviços de notificação dos navegadores) são empresas estrangeiras e podem tratar dados fora do Brasil, por exemplo nos Estados Unidos. Nesses casos a transferência segue as hipóteses do art. 33 da LGPD, como cláusulas contratuais, e limitamos o que é enviado: o WhatsApp e as notificações não levam dado clínico no texto, e as cópias de segurança saem cifradas.
7. Por quanto tempo guardamos
- Prontuário e registros de saúde: enquanto durar o contrato com a instituição e, depois, pelo prazo legal que ela precisa cumprir. Para prontuário, a Lei 13.787/2018 (art. 6º) prevê no mínimo 20 anos a partir do último registro. O sistema não apaga prontuário automaticamente: a saída ou o óbito do residente não apagam os registros, e registros assinados não são alterados (uma correção gera nova versão).
- Fim do contrato: a instituição pode exportar os seus dados a qualquer momento. Encerrado o contrato, os dados são devolvidos ou eliminados conforme o contrato, ressalvada a guarda exigida por lei.
- Registros de acesso e trilha de auditoria: no mínimo 6 meses (Lei 12.965/2014, art. 15) e, para a auditoria de registros de saúde, pelo mesmo tempo desses registros.
- Contratação e cobrança do serviço: pelo prazo das obrigações fiscais e contratuais.
- Cópias de segurança: apagadas depois do prazo de retenção configurado, hoje 30 dias.
- Dados temporários: códigos de redefinição de senha são apagados depois de usados ou vencidos; inscrições de notificação do navegador saem quando o navegador as cancela; a autorização de WhatsApp vale até ser revogada.
8. Como protegemos os dados
- Os dados de cada instituição ficam isolados no banco de dados, e cada usuário só vê o que o seu perfil permite.
- As conexões são cifradas (HTTPS). Senhas são guardadas de forma irreversível; certificados digitais e segredos de acesso, cifrados.
- Verificação em duas etapas disponível, encerramento de sessão por inatividade e limite de tentativas de acesso.
- Cada alteração fica registrada na trilha de auditoria, e registros assinados não podem ser alterados.
- Os registros técnicos do sistema não levam dado de saúde, e os ambientes de teste usam só dados fictícios.
- Cópias de segurança cifradas, com teste de restauração.
Nenhum sistema é imune a falhas. Se houver um incidente de segurança que possa causar risco ou dano relevante, avisaremos a instituição controladora e, quando cabível, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e os titulares (LGPD, art. 48).
9. Seus direitos e como exercê-los
A LGPD (art. 18) garante ao titular: confirmação de que há tratamento, acesso aos dados, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos, portabilidade, eliminação de dados tratados com consentimento, informação sobre com quem os dados são compartilhados, informação sobre a possibilidade de não consentir e revogação do consentimento, e oposição a tratamento irregular.
- Residentes, familiares e contatos: faça o pedido à instituição, que é a controladora dos seus dados. Se o pedido chegar a nós, encaminhamos à instituição e a ajudamos a responder.
- Usuários, representantes de instituições e visitantes: escreva ao encarregado (seção 13): dados da empresa a definir.
Podemos pedir informações para confirmar a sua identidade. Um pedido de eliminação de prontuário dentro do prazo legal de guarda não leva à exclusão, mas é respondido com a explicação. Você também pode apresentar reclamação à ANPD.
11. Pessoas idosas, pessoas com capacidade reduzida e menores
O sistema trata dados de pessoas idosas, muitas vezes com capacidade reduzida. A instituição deve tratá-los no melhor interesse do residente, e os direitos da seção 9 podem ser exercidos pelo responsável legal ou curador. O VitaeBene não é destinado a menores de 18 anos: os usuários são profissionais adultos. Se a instituição registrar dados de criança ou adolescente, por exemplo como contato, eles devem seguir o art. 14 da LGPD.
12. Alterações desta política
Podemos atualizar esta política quando o sistema ou a lei mudarem. A versão e a data de início ficam no topo e no rodapé desta página. Mudanças relevantes são avisadas no sistema antes de valer. Versões anteriores podem ser pedidas ao encarregado.
13. Encarregado pelo tratamento de dados (DPO)
- Nome: dados da empresa a definir
- E-mail: dados da empresa a definir
- Endereço: dados da empresa a definir, dados da empresa a definir